Protokół zdawczo-odbiorczy ma prosty cel: udokumentować, jaki lokal został przekazany, w jakim stanie, z jakim wyposażeniem i w którym momencie. Przy najmie pomaga później rozliczyć kaucję i odpowiedzialność za wyposażenie. Przy sprzedaży porządkuje moment faktycznego wydania nieruchomości nowemu właścicielowi.

1. Oznacz dokładnie lokal i strony

Na początku dokumentu warto wskazać adres, datę i godzinę przekazania oraz osoby uczestniczące w czynności. Jeżeli protokół jest związany z konkretną umową sprzedaży lub najmu, można jednoznacznie wskazać tę umowę.

2. Spisz liczniki

Protokół powinien zawierać dostępne stany liczników, na przykład energii elektrycznej, gazu, wody lub innych mediów rozliczanych indywidualnie. Jeżeli licznik ma numer identyfikacyjny, jego zapis może ułatwić późniejsze rozliczenia.

Dobrym rozwiązaniem jest wykonanie czytelnego zdjęcia każdego licznika w chwili przekazania lokalu.

3. Policz klucze, piloty i karty dostępu

Nie wystarczy zapis „przekazano klucze”. Warto określić ich liczbę oraz przeznaczenie: do mieszkania, drzwi wejściowych do budynku, skrzynki pocztowej, piwnicy, komórki lokatorskiej czy garażu. To samo dotyczy pilotów do bramy oraz elektronicznych kart lub breloków.

4. Opisz wyposażenie

Przy najmie lista wyposażenia jest jednym z najważniejszych elementów protokołu. Można wskazać między innymi meble, sprzęt AGD, wyposażenie łazienki, elementy oświetlenia i inne przedmioty pozostające w mieszkaniu.

Nie ma potrzeby opisywania każdego drobiazgu z taką samą dokładnością. Szczególną uwagę warto poświęcić elementom o większej wartości albo takim, których stan może później stać się przedmiotem sporu.

5. Zapisz istniejące uszkodzenia

Rysy na podłodze, uszkodzony blat, pęknięta płytka, ślad na ścianie lub niedziałający element wyposażenia najlepiej opisać już w dniu wydania. Dzięki temu później łatwiej odróżnić wcześniejsze zużycie od nowych uszkodzeń.

Ogólne sformułowanie „lokal w stanie dobrym” ma znacznie mniejszą wartość praktyczną niż konkretna informacja o rzeczywistym stanie poszczególnych elementów.

6. Zdjęcia powinny być częścią dokumentacji

Dokumentacja fotograficzna nie zastępuje protokołu, ale bardzo dobrze go uzupełnia. Warto zrobić zdjęcia wszystkich pomieszczeń, wyposażenia o istotnej wartości, widocznych uszkodzeń, liczników oraz przekazywanych elementów dodatkowych.

Zdjęcia powinny być wykonane w sposób pozwalający później ustalić, czego dotyczą. Można przechowywać je razem z elektroniczną kopią podpisanego protokołu.

7. Przy sprzedaży uwzględnij rzeczy pozostające w lokalu

Jeżeli strony ustaliły, że część wyposażenia pozostaje po sprzedaży, protokół może potwierdzić faktyczne wykonanie tych ustaleń. Warto również zapisać datę wydania nieruchomości oraz liczbę przekazanych kompletów kluczy.

8. Przy najmie protokół działa w dwie strony

Dokument chroni nie tylko właściciela. Najemca również otrzymuje dowód, że określone uszkodzenie istniało już podczas obejmowania lokalu. Dlatego protokół powinien być sporządzony wspólnie, a nie jednostronnie po zakończeniu spotkania.

9. Checklista protokołu zdawczo-odbiorczego

  • adres i oznaczenie lokalu,
  • data przekazania,
  • dane stron lub osób uczestniczących w przekazaniu,
  • stany i numery liczników,
  • liczba kluczy, pilotów i kart dostępu,
  • lista wyposażenia,
  • opis widocznych uszkodzeń,
  • informacja o załączonych zdjęciach,
  • inne rzeczy przekazane wraz z nieruchomością,
  • podpisy stron.

10. Przechowuj protokół razem z umową

Po podpisaniu obie strony powinny zachować własny egzemplarz dokumentu lub jego jednoznaczną kopię. Jeżeli do protokołu dołączono zdjęcia, warto przechować je w tej samej dokumentacji.

Przygotowujesz lokal na wynajem? Zobacz Najem okazjonalny krok po kroku oraz obsługę najmu M&G Estate.