Najem okazjonalny jest szczególnym rodzajem najmu lokalu mieszkalnego. Jego przewagą nie jest sama nazwa umowy, ale spełnienie wymagań określonych w przepisach. Jeśli dokumentacja jest niekompletna albo właściciel nie wykona wymaganych czynności, mechanizm przewidziany dla najmu okazjonalnego może nie działać w zakładany sposób.
1. Kto może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego
Zgodnie z ustawą umowa najmu okazjonalnego dotyczy lokalu mieszkalnego, którego właścicielem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa jest zawierana na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.
Jeżeli lokal jest wynajmowany w ramach działalności gospodarczej prowadzonej w zakresie wynajmu lokali, należy sprawdzić inne właściwe rozwiązania prawne, w tym regulacje dotyczące najmu instytucjonalnego.
2. Sama umowa nie wystarcza
Do najmu okazjonalnego ustawodawca przewidział dodatkowe dokumenty. Do umowy załącza się w szczególności:
- oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia oraz wydania lokalu,
- wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w sytuacji przewidzianej przepisami,
- oświadczenie właściciela tego innego lokalu albo osoby posiadającej do niego tytuł prawny, wyrażające zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających.
Na żądanie wynajmującego podpis pod ostatnim z wymienionych oświadczeń może wymagać notarialnego poświadczenia.
3. Umowa powinna precyzyjnie regulować codzienne zasady najmu
Ustawowe załączniki nie zastępują dobrej umowy. Warto jasno opisać wysokość i termin płatności czynszu, sposób rozliczania opłat, kaucję, zasady korzystania z lokalu, odpowiedzialność za wyposażenie, sposób zgłaszania usterek, liczbę osób korzystających z mieszkania oraz zasady zakończenia umowy.
Nieprecyzyjne zapisy potrafią powodować konflikty nawet wtedy, gdy sam tryb najmu okazjonalnego został formalnie przygotowany poprawnie.
4. Zgłoszenie do urzędu skarbowego
Właściciel zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela. Ustawowy termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu.
Na żądanie najemcy właściciel ma obowiązek przedstawić potwierdzenie takiego zgłoszenia. Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia wpływa na możliwość stosowania części szczególnych regulacji dotyczących najmu okazjonalnego, dlatego tego etapu nie należy traktować jako fakultatywnej formalności.
5. Co jeśli najemca traci możliwość zamieszkania w wskazanym lokalu
Jeżeli w czasie trwania umowy najemca traci możliwość zamieszkania w lokalu wskazanym na potrzeby najmu okazjonalnego, ustawa przewiduje obowiązek wskazania innego lokalu oraz przedstawienia odpowiedniego oświadczenia. W takiej sytuacji nie należy pozostawiać dokumentacji w nieaktualnym stanie.
6. Kaucja i pieniądze powinny być opisane jednoznacznie
W umowie należy wskazać wysokość kaucji, termin jej zapłaty, sposób rozliczenia oraz zakres należności, które może zabezpieczać. Osobno warto opisać czynsz należny właścicielowi oraz opłaty związane z korzystaniem z lokalu.
Przed podpisaniem umowy strony powinny rozumieć, które płatności są stałe, które zależą od zużycia, a które mogą zmieniać się na skutek decyzji wspólnoty, spółdzielni albo dostawcy mediów.
7. Protokół zdawczo-odbiorczy
Wydanie lokalu powinno być udokumentowane. Protokół warto uzupełnić zdjęciami i informacją o stanie liczników, liczbie przekazanych kluczy, wyposażeniu oraz widocznych uszkodzeniach.
Osobny poradnik znajdziesz tutaj: Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania.
8. Kolejność przygotowania najmu okazjonalnego
- ustalenie, czy w danej sytuacji można zastosować najem okazjonalny,
- uzgodnienie warunków najmu,
- przygotowanie umowy,
- skompletowanie ustawowych załączników,
- podpisanie dokumentów i wykonanie wymaganych czynności notarialnych,
- wydanie lokalu na podstawie protokołu,
- zgłoszenie zawarcia umowy właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w ustawowym terminie,
- przechowywanie kompletnej dokumentacji przez okres trwania najmu.
9. Najczęstszy błąd: traktowanie najmu okazjonalnego jak gotowego wzoru PDF
Najem okazjonalny jest procesem, a nie pojedynczym formularzem. Dokumenty muszą odpowiadać rzeczywistej sytuacji stron i powinny pozostać aktualne w czasie obowiązywania umowy.
Zobacz także obsługę najmu nieruchomości przez M&G Estate.
Podstawa prawna: ustawa o ochronie praw lokatorów, w szczególności art. 19a–19e. Oficjalny tekst ustawy jest dostępny w Elektronicznym Dzienniku Ustaw. Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje analizy prawnej konkretnej umowy.